採用活動に関するプライバシーポリシー

エレクトロルートジャパン株式会社（以下「当社」といいます）では、当社の採用活動等に関して、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます）その他の関連法令（個人情報保護法の下位法令、個人情報保護法等に関して個人情報保護委員会が定めるガイドラインを含みますが、これらに限られません。）を遵守するため、個人情報の保護に関する基本事項として、プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定め、個人情報の適切な保護と利用に努めてまいります。

１．当社の名称・住所・代表者の氏名

エレクトロルートジャパン株式会社
〒100-6926
東京都千代田区丸の内二丁目6番1号
丸の内パークビルディング26階
代表取締役　アラン　ミュレーン

２．適用範囲

本方針は、当社で取り扱う個人情報（個人情報保護法上の個人情報をいいます。以下同じ）について適用されるものといたします。

３．個人情報の取得、利用

個人情報の取得にあたっては、原則として利用目的をあらかじめ個人情報の情報主体である本人に明示し、適法かつ公正な手段によって行います。また、個人情報の利用にあたっては、利用目的の達成に必要な範囲内にとどめ、利用目的を変更する場合には通知または公表をし、もしくは個人情報の本人から同意を得ることとします。

４．取得する個人情報の種類、取得の方法および利用目的

個人情報の種類、取得の方法および利用目的は以下のとおりです。

１．当社において取得が想定される個人情報の種類は、以下のとおりです。

氏名、住所、連絡先（電話番号、メールアドレス）
職業、勤務先や所属団体に関する情報、年齢
当社の採用活動に関して提供される履歴書や職務経歴書等に記載された情報
その他、利用目的に応じて入手した情報

２．当社は、個人情報を主に以下の方法で取得します。

当社への直接の提供（委託先である採用管理システムを運営する事業者を通じた提供を含む）
雇用仲介事業者からの提供
当社従業員等、リファラル採用協力者からの提供

３．当社における個人情報の利用目的は、以下のとおりです。

(1)採用応募者の個人情報

当社の採用活動等に関する連絡、選考及び入社手続等
当社からのポスト紹介、スカウト（応募時の採用活動で不採用であった場合の、当社からの別途の採用に関するお声がけ）に関する連絡、選考及び入社手続等
採用応募者の本人確認・個人認証
その他上記に関連する目的

(2)雇用仲介事業者及びその担当者の個人情報

当社の採用活動等に関する連絡
その他上記に関連する目的

(3)当社従業員等の個人情報

当社の採用活動等に関する雇用仲介事業者等との連絡
その他上記に関連する目的

５．第三者提供の制限

当社は、採用活動のためにお預かりした個人情報を適切に管理し、次のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしません。

本人の同意を得た場合
法令に基づく場合
人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）

６．安全管理措置に関する事項

当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の滅失、き損、改ざんおよび漏えい等のリスクに対して適切な予防措置を講ずることにより、個人情報の安全性、正確性の確保を図ります。また、万が一、問題が発生した場合には、被害の最小限化に努めるとともに、速やかに是正措置を実施します。また、個人データを取り扱う従業者や委託先（再委託先等を含みます。）に対して、必要かつ適切な監督を行います。

１．基本方針の策定及び個人データの取扱いに係る規律の整備

採用活動において取り扱う応募者の個人情報を安全に管理するための基本的なルールを定めた「採用に関する個人データ取扱ガイドライン」を策定しています。

２．組織的安全管理措置

採用に関する個人データの管理責任者を人事担当者間で明確に定めます。個人データの管理責任者は、データ取扱いのルール順守について採用担当者に徹底します。
採用データは採用目的以外に使用しないことを「採用に関する個人データ取扱ガイドライン」に定めています。応募者情報の閲覧権限は採用担当者（面接担当者を含む）と個人データの管理責任者に限定します。
採用データはパスワード保護されたシステムで管理します。
個人情報の漏えいが疑われる場合は、人事部門の責任者にすぐ報告します。必要に応じて社内報告書を作成し、法令に基づいて対応します。

３．人的安全管理措置

個人データの取扱いに関しての一般的な概念について、従業者は定期的にコンプライアンスのトレーニングを受講しています。

４．物理的安全管理措置

オフィスの従業者の入退室管理および利用できる機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

５．技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

６．外的環境の把握
個人データを保管している外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しております。現在当社では、上記利用目的のために取得した個人データを株式会社アサインが提供するクラウドサービスを利用しています。同クラウドサービスでは米国に所在するサーバを経由してメールが受信・一時保存されますが、暗号化された状態で日本のサーバにおけるデータベースに転送され、米国側データは障害対応およびログ監査のために最長7日間一時保存され、その後自動的に削除されるとされています。

７.個人情報の管理

当社は、本ポリシーで定める個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、個人情報への不正アクセス・紛失・破損・改ざん・漏えいなどを防止するため、セキュリティシステムの維持・管理体制の整備・社員教育の徹底等の必要な措置を講じ、安全対策を実施し個人情報の厳重な管理を行います。

８．外部委託先の管理

個人情報の取り扱いの全部または一部を外部に委託する場合には、個人情報を適切に取り扱っていると認められる者を選定し、秘密保持に関する契約を締結するなどして、当該委託先に対する必要かつ適切な管理を行います。

９．個人情報の開示および訂正等の請求

個人情報の情報主体である本人から、保有する個人情報の開示の請求があった場合、または保有する個人情報の内容が事実でないという理由等によって、保有する個人情報の内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止等（以下「訂正等」といいます）の請求があった場合には、本人であることを十分に確認した上、当社の定める所定の手続に従って遅滞なく対応します。

１０．漏えい等の事故への対処

万一、個人情報の漏えいまたは流失等の事故が起こった場合は、速やかに関係者に通知し、事実関係および再発防止策を公表することとします。

１１．苦情への対応

個人情報の取り扱いに関する苦情に対して、適切かつ迅速に対応するよう努めます。

１２．継続的見直し

関連法令の改正、社会環境の変化および事業内容の変更等に対応して、本方針および本方針に基づく社内規程類を継続的に見直し、改善に努めます。

１３．開示および訂正等の請求、苦情等の申出先

当社の採用活動に関する個人情報の開示・訂正等のご請求や取り扱いに関する苦情、ならびに採用活動に関するご意見・ご質問は、以下のお問い合わせ先までご連絡ください。

【お問い合わせ先】
エレクトロルートジャパン株式会社　人事チーム
ml.hr@electroroute.co.jp